HEROLÉ FAQ

Sie fordern bei uns ein Angebot für die geplante Reise an. Mit dem Angebot erhalten Sie auch die Buchungsunterlagen inkl. einem Freischaltcode für die Registrierung im Kundenportal meinHEROLÉ. Dort können Sie bequem online die Reise verbindlich buchen. Alternativ benötigen wir für eine verbindliche Buchung von Ihnen das ausgefüllte Buchungsformular, auf dem Sie den Reisetermin, die Angebotsnummer, die Personenzahl, evtl. benötigte Zuschläge und Versicherungen vermerken. Dann füllen Sie noch die Daten der Schule und Ihre persönlichen Daten aus und versehen das Formular mit einem Schulstempel und Unterschrift. Anschließend senden Sie uns das Formular per Email oder Post zu.

Die im Internet angegebenen Preise sind "ab-Preise", die für den günstigsten Reisezeitraum berechnet worden sind. Der Preis ist generell abhängig von Ihrem individuellen Abfahrtsort, der Personenzahl, dem Reisetermin und der individuellen Freiplatzregelung.

Nach der Buchung erhalten Sie zusammen mit der Reisebestätigung die Rechnung. Innerhalb von 14 Tagen ist dann eine Anzahlung in Höhe von 20 % des Reisepreises (mind. 25 Euro pro Person) bei Busreisen bzw. 50 % des Reisepreises (mind. 50 Euro pro Person) bei Flugreisen per Überweisung zu leisten. Die Restzahlung ist 28 Tage vor Anreise zu leisten.

Ja, innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung und Buchungsbestätigung ist eine Anzahlung zu leisten. Die Höhe der Anzahlung beträgt 20 % des Reisepreises (mind. 25 Euro pro Person) bei Busreisen bzw. 50 % des Reisepreises (mind. 50 Euro pro Person) bei Flugreisen. Die Restzahlung ist 28 Tage vor Anreise zu leisten. Zusammen mit der Anzahlung sind auch die Beträge für eventuell gebuchte Versicherungsleistungen fällig.

Für Klassenfahrten bestehen verschiedene Fördermöglichkeiten, die helfen, den erlaubten Höchstbetrag zu senken oder finanziell schwachen Haushalten die Teilnahme zu erleichtern. Zu den wichtigsten Fördermöglichkeiten informieren wir in unserem Blogartikel Fördermöglichkeiten für Ihre Klassenfahrt. Zudem steht hilfebedürftigen Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen Anspruch auf Leistungen aus dem Bildungspaket zu. Genauere Informationen finden Sie in der Broschüre zum Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) vom Bundesverband führender Schulfahrtenveranstalter e. V.

In Ihrem individuellen Angebot berücksichtigen wir gern Ihre Wünsche und passen die Freiplätze entsprechend der Zahl der Begleitpersonen an.

Dies ist abhängig vom Reiseziel und der Art der Anreise und sollte mit Ihrem Bearbeiter bzw. Ihrer Bearbeiterin individuell besprochen werden!

Bei vielen Airlines können Sie nur den Preis für wenige Teilnehmende auf einem Flug sehen. Im Flugbereich steigen die Preise pro Person je mehr Personen auf einen Flug gebucht werden. Diese Entwicklung ist in unseren Angeboten berücksichtigt.

Dies stimmt nur begrenzt. Bitte beachten Sie in diesem Fall auch, dass die bei uns gebuchte Versicherung nur für die bei uns gebuchten Leistungen aufkommt. Selbst gebuchte Flüge sind damit nicht versichert. Außerdem sind Sie bei Flug(um)buchungen, Namensänderungen etc. auf sich allein gestellt.

Die Einverständniserklärung ist eine wichtige rechtliche Grundlage für die Lehrkraft. Bevor eine Reise gebucht wird, sollten alle Eltern bzw. volljährigen Schüler:innen die Einverständniserklärung (Verpflichtung zur Teilnahme an der Reise und zur Zahlung des Reisepreises) unterschrieben der Lehrperson geben. Hiermit sichert sich die Lehrkraft bei der Reisebuchung ab, um nicht nachträglich auf Stornierungskosten sitzen zu bleiben.

Eine Nachbuchung von Gepäck ist bis 6 Wochen vor Anreise bei uns möglich.

Es wäre günstig, die Privatadresse anzugeben, da wir alle Reiseunterlagen, wie evt. gebuchte Bahn-/ÖPNV-Tickets vorzugsweise an eine Privatadresse schicken möchten. Leider ist es schon vorgekommen, dass solche Sendungen bei Zustellung zur Schule als Werbung angesehen wurden bzw. der eigentliche Empfänger oder die Empfängerin die Sendung mit Verspätung erhalten hat.

Melden Sie zunächst die Teilnehmenden an, deren Teilnahme an der Reise sicher ist und von denen Sie eine Einverständniserklärung der Eltern erhalten haben. Eine Nachbuchung weiterer Teilnehmer:innen stellt meist kein Problem dar, kann jedoch auch mit Mehrkosten verbunden sein. Bitte sprechen Sie dies mit dem jeweiligen Bearbeiter / der jeweiligen Beraterin ab.

Die Buchung von Zusatzleistungen ist bis 6 Wochen vor Anreise möglich.

Natürlich können auch andere Gruppen eine Reise bei HEROLÉ buchen. Wir halten hier in jedem Reiseziel die passende Unterkunft für Ihre Gruppe bereit.

Wir organisieren Ihre Reise zu Ihrem Wunschtermin. Für Kleingruppen mit 17 Personen bieten wir in einigen Reisezielen auch einen Kombinationsservice an. Sie reisen dann zusammen mit einer anderen Gruppe im Bus. Dies senkt vor allem die Buskosten und ermöglicht auch kleinen Gruppen eine günstige Klassenfahrt. Bei Kombinationsreisen berücksichtigen wir die gängigen Reisetermine und -tage.

Wir bieten Reisen für Gruppen ab mind. 19 Personen an.

Die Versicherungen, welche von HEROLÉ angeboten werden, können bis 30 Tage vor Reisebeginn abgeschlossen werden. Der Abschluss der Versicherung kann nach Erhalt der Buchungsbestätigung direkt im Kundenportal meinHEROLÉ unter "Meine Reisen" vorgenommen werden.

Für Reisen 2024 gilt: Die Buchung der Versicherung für Reisen 2024 erfolgt im Rahmen der Buchung Ihrer Klassenfahrt direkt über unser Onlinebuchungsformular.

Unser umfassender Versicherungsschutz für Ihre Reise:
Reiseschutz inkl. Rücktritt-/Abbruch-/Auslands-/Inlandskranken- & Gepäckversicherung

• Ersetzt die Stornokosten bis zu 100% (ohne Selbstbehalt) im Fall von z. B. Nichtversetzung, Schulwechsel, unerwartet schwerer Krankheit
• Bei Reiseabbruch werden nicht genutzte Reiseleistungen erstattet oder Kosten der Nachreise übernommen
• Auslandskrankenversicherung übernimmt die Zahlung medizinisch notwendiger Behandlungen und einen medizinisch sinnvollen Krankenrücktransport
• Bei Reisen innerhalb Deutschlands erfolgt Zahlung von Krankenhaustagegeld bzw. ein medizinisch sinnvoller Rücktransport
• Reisegepäckversicherung bis 2.000 Euro Versicherungssumme

Weitere Informationen finden Sie HIER.

Eine individuelle Buchung der Versicherung ist nur bei Einzelabrechnung möglich. Bei Gesamtabrechnung kann die Versicherung nur für alle Teilnehmenden (oder keinen) abgeschlossen werden. 

Der Abschluss der Versicherung kann nach Erhalt der Buchungsbestätigung bis 30 Tage vor Reisebeginn im Kundenportal meinHEROLÉ unter "Meine Reisen" vorgenommen werden. Dies gilt für Reiseanmeldende sowie für alle Teilnehmenden.  

Für Reisen 2024 gilt: Die Buchung der Versicherung für Reisen 2024 erfolgt im Rahmen der Buchung Ihrer Klassenfahrt direkt über unser Onlinebuchungsformular.

Als Reiseanmelder:in können Sie die Versicherung ganz einfach im Kundenportal meinHEROLÉ unter “Meine Reisen” abschließen, sobald Sie Ihre Buchungsbestätigung erhalten haben. 

Sie können die Versicherung nur für sich selbst (bei Einzelabrechnung) oder für die gesamte Gruppe abschließen (bei Gesamtabrechnung). 

Für Reisen 2024 gilt: Die Buchung der Versicherung für Reisen 2024 erfolgt im Rahmen der Buchung Ihrer Klassenfahrt direkt über unser Onlinebuchungsformular.

Als Teilnehmende:r können Sie die Versicherung ganz einfach im Kundenportal meinHEROLÉ unter “Meine Reisen” abschließen, sobald Sie Ihre Buchungsbestätigung erhalten haben. 

Bitte beachten Sie: Sie können die Versicherung nur für alle Teilnehmenden, die Sie verwalten, zusammen oder für keinen abschließen. Das gilt zum Beispiel für Geschwister. 

Für Reisen 2024 gilt: Die Buchung der Versicherung für Reisen 2024 erfolgt im Rahmen der Buchung der Klassenfahrt direkt über unser Onlinebuchungsformular durch den/ die Reiseanmelder:in.

Nachdem Sie die Versicherung abgeschlossen haben, bekommen Sie eine E-Mail von unserem Partner Union Reiseversicherung (URV). In der E-Mail ist ein Link zur Bezahlung. Sie finden den Bezahllink auch unter "Meine Reisen" in meinHEROLÉ. 

Sie können die Rechnung via Überweisung, Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift online bezahlen. Es gilt eine Zahlungsfrist von 28 Tagen. 

Nachdem Sie die Versicherungsprämie bezahlt haben, bekommen Sie alle Unterlagen per E-Mail von unserem Partner Union Reiseversicherung (URV). Bitte bewahren Sie die E-Mail und Versicherungsnachweise auf, da die Schadenmeldung ohne Versicherungsnachweis nicht bearbeitet werden kann. 

Bei Gesamtabrechnung können Sie als Reiseanmelder:in die Versicherung nur für alle Teilnehmenden inklusive eventueller Freiplätze buchen. Eine Buchung lediglich für einen Teil der Gruppe ist nicht möglich. 

Bei Einzelabrechnung bucht jeder Teilnehmende die Versicherung selbst. 

Die Buchung kann nach Erhalt der Buchungsbestätigung bis 30 Tage vor Reisebeginn im Kundenportal meinHEROLÉ unter "Meine Reisen" vorgenommen werden. Dies gilt für Reiseanmelder:innen und Teilnehmende. 

Für Reisen 2024 gilt: Die Buchung der Versicherung für Reisen 2024 erfolgt im Rahmen der Buchung Ihrer Klassenfahrt direkt über unser Onlinebuchungsformular.

Eine kostenfreie Stornierung nach Buchungseingang ist nicht möglich. Es gelten unsere Stornierungsbedingungen lt. AGB. Die Stornierungsgebühren richten sich vor allem nach dem Datum der Stornierung.

Grundsätzlich gelten die folgenden Staffeln

Reisen ohne Flugbeförderung:

• bis 20 Tage vor Reisebeginn: 20 % vom Reisepreis
• ab 19. bis 10. Tag vor Reisebeginn: 50 % vom Reisepreis
• ab 9. bis 4. Tag vor Reisebeginn: 75 % vom Reisepreis
• ab 3. Tag vor Reisebeginn: 90 % vom Reisepreis

Reisen mit Flugbestandteil:

• bis 10 Tage vor Reisebeginn: 50 % vom Reisepreis
• ab 9. bis 4. Tag vor Reisebeginn: 75 % vom Reisepreis
• ab 3. Tag vor Reisebeginn: 90 % vom Reisepreis

Wir behalten uns vor, anstelle der prozentualen Anteile am Reisepreis (20 %/ 50 %/ 75 %/ 90 %) eine höhere, konkrete Entschädigung zu fordern, z.B. entstehende Leerbettgebühren, soweit wir nachweisen, dass uns durch den Rücktritt ungewöhnlich hohe Aufwendungen als die jeweils anwendbare Pauschale entstanden sind. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die geforderte Entschädigung unter Berücksichtigung der ersparten Aufwendungen und einer etwaigen, anderweitigen Verwendung der Reiseleistungen konkret zu beziffern und zu belegen.

Insbesondere bei Flugreisen können bis zu 100 % des Flugpreises (ohne Steuern und Gebühren), zzgl. Stornierungskosten der Fluggesellschaft anfallen. Es bleibt Ihnen unbenommen, den Nachweis zu führen, dass im Zusammenhang mit dem Rücktritt keine oder geringere Kosten als die von uns geforderte Pauschale entstanden sind.

Eine Teilnehmerstornierung kann durch den oder die Reiseanmelder:in vorgenommen werden. Nutzen Sie dazu ganz einfach unser Kundenportal meinHEROLÉ.

Die Schüler erhalten im Rahmen der direkten Zahlungsabwicklung nur die Reisebestätigung und die Rechnung über unser Kundenportal meinHEROLÉ.

Nachdem der Reiseanmelder / die Reiseanmelderin die Stornierung schriftlich oder über unser Kundenportal meinHEROLÉ  bei uns eingereicht hat, erhalten Sie eine Stornierungskostenabrechnung. Die Stornierungskosten werden mit einer eventuell bereits getätigten Zahlung verrechnet bzw. überweisen wir Ihnen den Betrag zurück. Sollte die bereits getätigte Zahlung geringer sein als die Höhe er Stornierungskosten, wird auf der Stornierungsabrechnung die Differenz ausgewiesen, die dann noch an uns gezahlt werden muss. Wurde eine Versicherung gebucht und ist der Rücktrittsgrund versichert, reichen Sie die Stornierungsabrechnung zusammen mit dem ausgefüllten Schadensformular bei der Versicherung ein und erhalten die Stornierungskosten zurück.

Nach erfolgter Reisebuchung erhalten alle Reiseteilnehmer:innen von uns eine E-Mail mit den Zugangsinformationen für unser Kundenportal meinHEROLÉ. Dort finden Sie alle wichtigen Informationen und Dokumente zu Ihrer Reise. Prüfen Sie ggf. auch, ob die E-Mail „Spam“-Ordner Ihres Postfachs gelandet oder die Nachricht nicht zugestellt werden, weil das Postfach voll war.

Bitte beachten Sie, dass ggf. eine Banklaufzeit für die Überweisung zu beachten ist und die Zahlung trotz erteiltem Auftrag noch nicht bei HEROLÉ eingegangen ist. Sollte sich die Zahlungserinnerung mit Ihrer Bezahlung überschneiden, können Sie die Zahlungserinnerung als nichtig erachten. Wenn Sie der Meinung sind, das Geld sollte bereits bei HEROLÉ eingegangen sein, bitten wir Sie den Zahlungsausgang auf Ihrem Konto zu prüfen. Im Zweifelsfall melden Sie sich gern bei Ihrem Bearbeiter bzw. Ihrer Beraterin, am besten mit einem Zahlungsbeleg, dann können wir den Zahlungseingang sicher nachverfolgen. Alle Informationen und das Kontaktformular für Rückmeldungen finden Sie auch in meinHEROLÉ.

Wenn Sie in meinHEROLÉ registriert sind, können Sie sich den aktuellen Zahlungsstand zur Reise dort jederzeit ansehen oder die Rechnung als PDF downloaden. Andernfalls wenden Sie sich telefonisch oder schriftlich an Ihren zuständigen Bearbeiter bzw. Ihre zuständige Bearbeiterin. Dieser kann Ihnen Auskunft zum aktuellen Zahlungsstand geben sowie Ihnen einen Freischaltcode zur Registrierung für meinHEROLÉ zukommen lassen.

Alle Informationen zur Versicherung sowie den Buchungs- und Bezahlstatus finden Sie direkt unter “Meine Reisen”. 

Bitte beachten Sie, dass die Versicherung erst wirksam ist, wenn Sie die Versicherungsprämie gezahlten haben. 

Leisten Sie umgehend die geforderte Anzahlung. Wenn bis zum Restzahlungstermin noch offene Zahlungen ausstehen, halten wir den Versand der Reiseunterlagen und Voucher zurück.

In vielen Reisezielen steht Ihnen ein Ansprechpartner / eine Ansprechpartnerin vor Ort zur Verfügung. Dies übernimmt teilweise unsere jeweilige Agentur oder das Hotelpersonal. Generell stehen wir Ihnen während Ihrer Reise über unsere 24h-Notfallnummer bei auftretenden Problemen zur Verfügung. Die Nummer erhält die buchende Person zusammen mit den Reiseunterlagen.

In Notfällen stehen wir Ihnen über eine 24h-Notfallnummer zur Verfügung. Diese Nummer erhält immer nur der Reiseanmelder bzw. die Reiseanmelderin und sie sollte nicht an weitere Teilnehmende weitergegeben werden.

Nein, wir vertreiben uns ausschließlich direkt, denn unser Produkt erfordert eine direkte Kommunikation mit unseren Endkund:innen, der Lehrkraft.