Wie teuer dürfen Klassenfahrten sein?
Klassenfahrten sind Bildungsreisen und können daher als außerschulische Lernorte angesehen werden. Die Programmvielfalt ist abwechslungsreich und häufig orientieren sich Schulfahrten an besonderen Schwerpunkten. Dazu zählen zum Beispiel MINT-KLASSENFAHRTEN mit spannenden naturwissenschaftlichen Workshops und Experimenten und BNE-KLASSENFAHRTEN, welche Schüler:innen im Bereich Nachhaltigkeit und Umweltschutz Impulse geben.
Parallel zu den Ansprüchen an das Programm sind auch die Ansprüche an die Unterkünfte gestiegen. Kleinere Zimmer mit jeweils eigenen Badezimmern für mehr Privatsphäre, kostenloses WLAN und gesunde Frühstücksbuffets mit Bio-Lebensmitteln sind heute eine Selbstverständlichkeit. Ziele wie die Center Parcs-Anlagen mit subtropischem Schwimmparadies und Ferienparks mit Mobile Homes sind ebenso gefragt wie spezielle Feriencamps mit einem riesigen Angebot an SPORTLICHEN AKTIVITÄTEN UND OUTDOOR-ERLEBNISSEN.
Dies alles führt natürlich auch dazu, dass Klassenfahrten heute im Schnitt teurer sind als noch vor einigen Jahrzehnten. Damit die Kosten nicht ausufern, können Sie sich an verschiedenen Höchstgrenzen orientieren:
- Eine für das ganze Bundesgebiet einheitliche Regelung darüber, wie viel eine Klassenfahrt kosten darf, gibt es nicht. In einigen Bundesländern gibt es aber offizielle Höchstgrenzen für die Kosten der Klassenfahrten. Erkunden Sie sich dazu einfach bei Ihrem zuständigen Kultusministerium, damit Sie stets auf dem neuesten Stand sind.
- Alternativ oder zusätzlich legen viele Schulen individuelle Höchstgrenzen fest.
- Gibt es keine offiziellen Regeln, vereinbaren Sie am besten mit den Eltern vor Beginn der Planungen einen Höchstbetrag, zum Beispiel bei einem Elternabend.
- Zur groben Schätzung können Sie sich die Kosten von Klassenfahrten in den vergangenen Jahren zum Vorbild nehmen.
Berücksichtigen Sie auch immer die sozioökonomischen Faktoren des Ortes oder Stadtviertels, in dem die Schule liegt. Orientieren Sie sich im Zweifelsfall preislich stets nach unten, damit die Klassenfahrt nicht zur ungebührlichen Belastung für einige Eltern wird.
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Welche Förderungsmöglichkeiten gibt es?
Scheuen Sie sich nicht, alle möglichen Fördermöglichkeiten für die Klassenfahrten anzuzapfen. Ein einziger großzügiger Zuschuss kann schon reichen, um die gewünschte Klassenfahrt unter den erlaubten Höchstbetrag zu senken oder finanziell schwachen Haushalten die Teilnahme zu erleichtern. Die wichtigsten Fördermöglichkeiten im Überblick:
- Kostenübernahme im Rahmen des Bildungs- und Teilhabepakets der Regierung für u.a. Bürgergeldempfänger:innen
- Zuschüsse durch die Regierung oder der EU bei bestimmten Zielen
- Zuschüsse des Fördervereins der eigenen Schule
- Sponsoring durch ein lokales Unternehmen
- Fundraising durch die Schulklasse selbst
Lesen Sie hier mehr über die verschiedenen Fördermöglichkeiten für Schulreisen!
Finanzplan und Zahlungsabwicklung
Denken Sie daran, dass die behördlichen Mühlen langsam mahlen. Bis zur Auszahlung der beantragten Fördermittel können einige Monate ins Land gehen. Stellen Sie den Antrag also sobald Sie sich mit der Schulklasse auf ein Ziel festgelegt haben.
Buchen Sie die Klassenfahrt als Pauschalpaket bei einem Spezialisten wie HEROLÉ werden zum Zeitpunkt der Buchung 20 Prozent des Reisepreises (bei Reisebus, Fernbus oder Bahn) oder 50 Prozent (bei Flugreisen) fällig. Die Restzahlung erfolgt spätestens 28 Tage vor der Abreise.
Am besten erstellen Sie so früh wie möglich einen Finanzplan, den Sie den Eltern schriftlich zukommen lassen. So können diese entsprechend planen. Geben Sie ihnen vor allem für die erste Rate etwas Vorlaufzeit, ehe Sie die Reise fix buchen.
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Tipps zur Zahlungsabwicklung: Serviceportal meinHEROLÉ nutzen
Zuletzt steht die Frage im Raum, wie das Geld von den Eltern zu Ihnen gelangt. Die praktischste Lösung, mit der Sie aus einer etwaigen Haftpflicht entlassen werden, ist die Abwicklung der Zahlungen über den Reiseveranstalter. Haben Sie die Klassenfahrt bei HEROLÉ gebucht, steht Ihnen das Serviceportal meinHEROLÉ zur Verfügung, über das Sie ständig auf aktuelle Informationen rund um Ihre Klassenfahrt zugreifen können. Eltern zahlen die fälligen Beträge direkt an HEROLÉ, sodass Sie als Lehrkraft sich nicht länger um das Einsammeln kümmern müssen und keine Verantwortung mehr für das eingezahlte Geld tragen. Mit Ihrem Account haben Sie in meinHEROLÉ jederzeit Zugriff auf den aktuellen Zahlungsstand Ihrer Klassenfahrt und können überprüfen, welche Beiträge eingegangen sind und welche noch fehlen. So können Sie bei Bedarf noch einmal eine Erinnerung an die Eltern schicken.
So einfach geht´s:
- Die Eltern/Erziehungsberechtigten überweisen den Betrag für ihr teilnehmendes Kind an HEROLÉ.
- Auch etwaige Zahlungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket werden direkt an HEROLÉ überwiesen.
- Alle Eltern/Erziehungsberechtigten erhalten eine Einzelabrechnung unter Wahrung des Datenschutzes.
- Über das Serviceportal meinHEROLÉ sieht die Lehrkraft jederzeit, welche Eltern bereits bezahlt haben und welche Beiträge noch offen sind.
Die Zahlung kann per Überweisung, Sofortüberweisung, Kreditkarte (VISA und MasterCard), giropay oder per PayPal erfolgen.
Hinweis: Bloß kein bargeld!
Können oder möchten Sie diesen Zahlungsservice nicht nutzen, ist die Bargeldzahlung die denkbar schlechteste Alternative. Als Lehrkraft haften Sie für den Verlust, sobald Sie das Geld entgegengenommen haben. Hat ein/e Schüler:in das von den Eltern mitgegebene Geld selbst eingesteckt und lügt, dass er:sie es Ihnen ausgehändigt hat, steht Wort gegen Wort. Sie haben kaum eine Chance zu beweisen, dass das Geld nie bei Ihnen angekommen ist. Daneben bestehen reale Verlustmöglichkeiten, zum Beispiel wenn einem/r Schüler:in der Geldbeutel aus der Schultasche gestohlen wird oder wenn Sie Ihr Portemonnaie auf dem Heimweg in der Bahn verlieren.
Überweisungen auf das Privatkonto einer Lehrkraft sind zwar möglich, doch auch dieses Verfahren ist mit Schwierigkeiten behaftet. So kann es schwierig werden, zwischen privaten und schulischen Mitteln zu unterscheiden. Theoretisch ist es sogar möglich, dass private Gläubiger der Lehrkraft auf das Konto zugreifen und die dort liegenden Beträge für sich beanspruchen. Halten Sie Ihre privaten Finanzen lieber vollständig vom Schulbetrieb getrennt.
Besser sind spezielle Schul- und Treuhandkonten. Schulkonten werden von der Schule selbst geführt. Gehen auf diesem Konto Zahlungen für Klassenfahrten und andere Zahlungen der Eltern ein, kann es für das Schulsekretariat schwierig werden, die Beträge und ihre Zwecke auseinanderzuhalten. Ein Treuhandkonto wird von der einer Lehrkraft verwaltet, die jedoch nicht Kontobesitzer ist. So haben etwaige private Gläubiger keinen Zugriff auf das Geld. Allerdings ist auch hier ein gewisses Grundvertrauen zwischen Eltern und Lehrer:innen erforderlich, da die Lehrkraft jederzeit Zugriff auf das Geld hat. Mit der Abwicklung der Zahlungen über den Reiseveranstalter sind Sie frei von jeder Verantwortung.
Werden Reisekosten bei Krankheit erstattet?
Krankheiten sind leider nicht vorhersehbar und so kann es passieren, dass Schüler:innen vor der Klassenfahrt erkranken und somit nicht mitfahren können. Eine REISERÜCKTRITTSKOSTEN-VERSICHERUNG erstattet in diesem Fall die Kosten der Reise. Eine solche Versicherung wird in der Regel vom Reiseveranstalter direkt angeboten, kann aber auch nur von einzelnen Schülern abgeschlossen werden. Je nach Vertragsbedingungen greift diese Versicherung ggf. auch dann, wenn die Reise wegen Nichtversetzung, Schulwechsel oder familiärer Notfälle nicht angetreten werden kann.
Klassenfahrten und die Kosten für Lehrkräfte: Fragen & Antworten
Für die begleitenden Lehrkräfte ist die Klassenfahrt meist eine enorme Kraftanstrengung und natürlich auch Teil der Arbeit. Dennoch gibt es immer wieder Probleme rund um die Reisekosten der Lehrkräfte. Die wichtigsten Fragen im Überblick:
Gibt es eine Reisekostenerstattung für Lehrkräfte?
Jein. Bis vor einigen Jahren war es üblich, dass Dienstreisen aus eigener Tasche bezahlt werden mussten. Da sich immer mehr Lehrkräfte dagegen wehrten, kam es allmählich zu Veränderungen. Allerdings wird die Reisekostenerstattung für Lehrkräfte in jedem Bundesland unterschiedlich gehandhabt.
Lesen Sie hier unseren Ratgeber zur Reisekostenerstattung für Lehrkräfte
Werden durch die Klassenfahrt entstandene Überstunden vergütet?
Die Vorbereitung der Klassenfahrt einschließlich der Elternabende findet oft in den Abendstunden statt. Dazu müssen die Lehrkräfte während der Klassenfahrt quasi rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Dennoch gibt es keine Überstundenvergütung. Die Klassenfahrt und ihre Vorbereitung fallen unter die dienstlichen Aufgaben der Lehrerschaft, sodass verbeamtete Lehrpersonen keinen zeitlichen oder finanziellen Ausgleich zu erwarten haben. Lediglich angestellte Lehrer:innen können sich auf die regulären Arbeitnehmendenrechte berufen und Anspruch auf eine finanzielle Vergütung oder einen Zeitausgleich erheben.
Sind Klassenfahrten für Eltern und Lehrkräfte steuerlich absetzbar?
Generell können Eltern und andere Erziehungsberechtigte die Kosten der Klassenfahrten ihrer Kinder nicht von der Steuer absetzen. Einen Ausnahmefall bilden Berufsschulen. Ausgaben für die erste Berufsausbildung können nach § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG bis zu 6.000 € im Kalenderjahr steuerlich abgesetzt werden. Dazu zählen auch die Kosten für Klassenfahrten, Exkursionen und Studientage, sofern die Teilnahme daran verpflichtend ist.
Auch Lehrkräfte können bestimmte Kosten für die Klassenfahrt als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Wichtig: Dies gilt nur, wenn keine Reisekostenerstattung seitens des Dienstherren erfolgt!
- Fahrtkosten: Bei der Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln (z.B. mit der Bahn) können die vollen Kosten angegeben werden. Bei der Anreise mit dem Pkw mit einer Dienstreisepauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.
- Übernachtungskosten: Als Übernachtungskosten werden nur die tatsächlich entstandenen Aufwendungen berücksichtigt. Die Übernachtungskosten sind also im Einzelnen durch Belege nachzuweisen. Weist die Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis auf, ohne, dass der tatsächliche Preis für die reine Übernachtung daraus hervorgeht, ist der Rechnungsbetrag um 20% des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen.
- Reisenebenkosten: Das sind zum Beispiel Fahrkarten für die S-Bahn, Eintrittsgelder, Parkgebühren oder auch Trinkgelder.
- Verpflegungspauschalbetrag: Je länger die Lehrkraft mit den Schülern unterwegs ist, desto mehr Geld lässt sich zurückfordern. Seit Januar 2014 gilt dabei folgende Faustregel:
Der Lehrer bekommt 24 €, wenn er erst nach 24 Stunden wieder zuhause ist. Ist er länger als acht Stunden unterwegs, bekommt er noch 12 €.
Pro An- und Abreisetag gibt es generell 12 €. Dauert die Reise mehrere Tage, muss der Verpflegungspauschbetrag für jeden Tag bestimmt und die Werte miteinander addieren werden.
Werbungskosten betreffen insbesondere auch die Vorbereitung einer Klassenfahrt, wie beispielsweise die Anschaffung eines Reiseführers. Viele Lehrer unternehmen im Vorfeld der Klassenfahrt eine Vorbereitungsreise, um sicherzugehen, dass später alles reibungslos verläuft. Bei der Anerkennung dieser Kosten kommt es oft zu Problemen mit dem Finanzamt. Daher sollte darauf geachtet werden, dass eine solche Reise ausschließlich beruflichen Zwecken dient und nur relevante Unternehmungen beinhaltet, wie z.B. Unterkünfte buchen, Eintrittskarten kaufen oder Ausflüge vorbereiten. Das Programm der Reise muss sich also nachvollziehbar von einer „allgemein touristischen“ Reise unterscheiden.
Bildnachweis
- Schüler in der Zwingergalerie in Dresden: © HEROLÉ
